Descubra como o Kanban pode otimizar os processos da sua equipe, auxiliando na organização de tarefas, reduzindo o fluxo de retrabalho e aumentando a produtividade.
O Kanban é um método de gestão de tarefas que agiliza as operações das empresas, proporcionando resultados mais efetivos. Com ele é possível atender os clientes com mais qualidade e garantir um diferencial competitivo.
Muitos gestores não sabem como essa metodologia funciona, e nem como ela consegue ajudar na produtividade cotidiana. Por isso separamos um conteúdo sobre como o Kanban pode ajudar no aumento de produtividade da sua equipe. Confira!
O que é?
Derivado do japonês, a palavra Kanban significa “sinal visual” e suas raízes vêm das montadoras automobilísticas, mais precisamente da Toyota onde na década de 40 o engenheiro Taiichi Ohno desenvolveu o conceito.
A abordagem foi implementada a Toyota visando trazer mais eficiência para a fábrica e ultrapassar seus concorrentes americanos. Afinal o método foi elaborado a partir de três elementos: cartões, colunas e quadros, facilitando a visualização dos colaboradores, que distinguiam em qual fase do processo a produção se encontrava (a fazer, fazendo, feito).
Dessa maneira, a Toyota além de trazer mais flexibilidade para suas operações, também conseguia apurar o seu controle de estoque com mais assertividade, evitando desperdícios.
Como funciona?
O Kanban utiliza os sinais visuais para destacar as atividades e suas etapas, seja por adesivos coloridos, bilhetes ou cartões, tanto para ferramentas tangíveis quanto para digitais.
Porém, todos os estilos do método contêm os “elementos-chave” que organizam e orientam as tarefas, incluindo:
- Cartão: especifica as atividades que precisam ser realizadas para que um objetivo seja alcançado. Geralmente são separados em cores por etiquetas coloridas que identificam a prioridade da função.
- Colunas: representa o status da tarefa ou o responsável por ela. É através das colunas que os cartões transitam dentro da ferramenta.
- Quadros: é a visão sistêmica (geral) das tarefas. É por ele que são organizadas todas as colunas e cartões, criando uma visualização ampla de todos os processos e tarefas.
As estruturas dos cartões e dos quadros podem mudar conforme a necessidade de cada empresa ou projeto.
5 benefícios do Kanban para a produtividade
A utilização do método Kanban traz benefícios significativos para o desenvolvimento do trabalho, com impactos imediatos e gerais. A sua implementação em um ambiente profissional pode trazer vantagens tanto para os colaboradores quanto para a empresa como um todo.
- Redução de erros e falhas nos processos
Ao trabalhar dentro das restrições de um fluxo de trabalho organizado pelo método Kanban, é natural que seja destacado todos os gargalos existentes no processo. Isso traz benefícios imediatos, a médio prazo e a longo prazo.
No curto prazo, os membros da equipe podem rapidamente eliminar os gargalos à medida que resolvem as tarefas que estão impedindo o progresso.
A médio prazo, é possível reconfigurar os processos imediatos para evitar esses gargalos no futuro. E a longo prazo, o feedback abrangente pode ser utilizado para determinar soluções duradouras que evitem falhas e gargalos, diminuindo assim o tempo de espera em futuras atividades.
- Ambiente profissional mais colaborativo
Ao fornecer aos membros da equipe uma visão ampla do processo de desenvolvimento, o método Kanban incentiva a participação de todos no processo.
Isso permite que diferentes partes interessadas forneçam informações sobre gargalos e soluções identificadas, promovendo ideias inovadoras dentro de processos já existentes ou sugestões simples que podem ser desenvolvidas.
Essa abertura à colaboração e criatividade pode melhorar a moral da equipe de forma mais abrangente, pois os membros da equipe perceberão que suas opiniões são valorizadas e importantes.
- Fluxo de trabalho otimizado
O método Kanban promove o desenvolvimento de um trabalho coeso e coerente ao dividir o processo de produção de maneira contínua, com passo a passo e claramente delineado. Isso permite que os recursos sejam lançados mais rapidamente, já que o Kanban se baseia na conclusão de tarefas em vez de seguir uma linha do tempo.
- Visão centralizada das atividades ao alcance de todos
A improdutividade pode prejudicar o andamento de um projeto, especialmente quando dois indivíduos realizam a mesma tarefa ou quando há gerenciamento inadequado do projeto, como requisitos de documentação desnecessários que consomem tempo de trabalho que poderia ser melhor aproveitado em outro lugar.
O método Kanban ajuda a reduzir esse desperdício através de uma visão geral. É fácil ver quem está fazendo o quê, mesmo estando em conexão remota, com uma olhada no quadro Kanban disponível, e há uma necessidade mínima de relatórios extensivos. Todos os colaboradores da equipe tem uma visão panorâmica e os líderes de projeto podem discernir rapidamente o que cada pessoa está fazendo, evitando assim o desperdício de tempo e recursos.
- Mais autonomia no trabalho e nas tomadas de decisões
Na maioria das equipes, cada colaborador trabalha em uma tarefa específica, e mesmo que o trabalho seja realizado por uma única pessoa, é preciso contar com a equipe como um todo. O método Kanban capacita os indivíduos chamando a atenção para o papel de cada pessoa no processo de desenvolvimento mais amplo, aumentando a responsabilidade e fornecendo motivação.
Skanb: ferramenta inspirada no Kanban
Existem diversas maneiras de aplicar a metodologia do Kanban dentro de uma corporação. O Skanb utiliza da eficiência digital para entregar todos os benefícios listados em favor da produtividade em um único sistema.
Sua gestão centralizada contém uma usabilidade intuitiva que permite que os colaboradores aprendam os comandos da plataforma com rapidez.
O Skanb utiliza dos elementos-chave do Kanban para agregar na produtividade das empresas, prezando pela simplicidade nas funções e na efetividade dos benefícios.
Ficou com vontade de conhecer essa ferramenta de gestão? Não deixe de conhecer todas as vantagens que o Skanb pode oferecer para a sua empresa.
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