Diariamente as empresas precisam gerenciar diversas tarefas com a máxima qualidade possível. O tempo muitas vezes parece escasso para realizar todas elas e, por isso, muitos colaboradores acabam por fazer todas as atividades simultaneamente, na crença de que estão sendo produtivas. No entanto, essa abordagem pode comprometer a qualidade do trabalho realizado e também a saúde mental de quem o realiza.

Organizar as demandas por tempo e prioridade é fundamental para alcançar uma verdadeira produtividade dentro de uma empresa. Neste artigo, você conhecerá as metodologias Scrum, GTD e Kanban, quais as suas diferenças e semelhanças, e como cada uma ajuda na organização das demandas e equilíbrio da rotina organizacional.

Scrum

O Scrum é uma estrutura ágil de gestão de projetos que ajuda as equipes a estruturar e gerenciar o trabalho por meio do conjunto de valores, princípios e práticas. É frequentemente usado por equipes de desenvolvimento de software, mas os princípios podem ser aplicados a todos os tipos de trabalhos em equipe.

O Scrum estimula as equipes a aprenderem com as experiências, a se organizarem para resolver um problema e a refletirem sobre seus êxitos e fracassos. Sua metodologia ágil que se concentra na colaboração em equipe e na entrega contínua de produtos.

Ele é composto por três papéis principais: o Scrum Master, o Product Owner e a equipe de desenvolvimento. O Scrum é baseado em sprints, que são períodos de tempo fixos para a entrega de um conjunto de tarefas.

Seu foco é capacitar o trabalho em equipe para projetos muito complexos. Utilizando esse método as equipes podem lidar melhor com a imprevisibilidade e a resolução de problemas complexos.

GTD

O GTD (Getting Things Done) é uma metodologia desenvolvida por David Allen, que enfatiza a organização e o gerenciamento de tarefas. Ele se concentra em cinco pilares:

1 – Coleta

O princípio fundamental do GTD é resumido por Allen na frase: “sua mente é para ter ideias e não para guardá-las”. Em outras palavras, quando uma ideia surge, ela deve ser registrada imediatamente. Daí a coleta.

2 – Processamento

É a etapa em que as tarefas coletadas anteriormente são analisadas e divididas em ações menores e mais gerenciáveis. Essa etapa é importante para limpar a desordem e obter uma visão clara do que deve ser feito nas próximas etapas de execução.

3 – Organização

A organização no método GTD envolve categorizar e priorizar as tarefas coletadas na etapa anterior, de processamento. O objetivo é manter um registro único de todas as tarefas pendentes, enquanto categoriza e prioriza de acordo com a data de vencimento ou urgência.

4 – Revisão

É importante revisar o fluxo de trabalho com frequência, o que se dá através da etapa de reflexão. Essa análise cuidadosa ajuda a monitorar o progresso e a identificar as próximas ações a serem tomadas, permitindo uma reflexão constante sobre suas decisões e os ajustes necessários na rotina.

5 – Execução

A quinta e última etapa do GTD é a execução, colocar em prática todas as tarefas coletadas, processadas, organizadas e revisadas, elencando por datas de vencimento e níveis de prioridade.

No método GTD, é importante decidir se a tarefa é acionável ou não. Caso não seja, é necessário movê-la para a lixeira. Em seguida, é preciso avaliar as tarefas acionáveis e determinar se a próxima ação pode ser realizada em dois minutos ou menos. Se sim, faça a ação imediatamente. Se levar mais tempo, delegue a tarefa para outra pessoa, agende sua execução ou transforme-a em um projeto.

Kanban

O Kanban é um método de gestão visual que utiliza cartões e colunas coloridas para controlar o fluxo de trabalho e acompanhar o progresso do projeto.

Composto por três elementos essenciais – cartão, coluna e quadro –, o sistema permite visualizar a cadeia produtiva e identificar a situação de cada atividade. A utilização consiste em mover os cartões conforme o status for alterado, dando uma visão clara do que está pendente e do que já foi concluído. Além disso, o sistema possui um caráter limitante, permitindo a inserção de novas demandas apenas quando as atividades forem realizadas.

Seu diferencial é que ele condensa as demandas de maneira visual, permitindo que toda a equipe se oriente através dos quadros e consiga entregar os resultados dentro dos prazos estipulados.

Seu conceito já era utilizado pelos japoneses na década de 1940 pela Toyota. Naquela época, o sistema desenvolvido por um dos engenheiros da montadora, Taiichi Ohno, servia como norteador para as três etapas de produção (do, doing, done), através delas era possível antecipar demandas, controlar estoque e traçar estratégias para estar à frente do mercado automobilístico, ultrapassando seus correntes.

Kanban, Scrum ou GTD? Qual o melhor método?

Não há como classificar qual o melhor método apenas observando suas características. É necessário considerar quais os desafios de uma empresa e como cada conceito irá ajudar a resolvê-los.

Algumas das principais similaridades entre esses métodos incluem a ênfase na colaboração e comunicação em equipe, o uso de sistemas de gerenciamento para rastrear tarefas e atividades e a necessidade de revisão e ajuste constante do fluxo de trabalho. Além disso, todos os três métodos enfatizam a importância da organização para aumentar a eficiência e a produtividade.

No entanto, as principais diferenças entre esses métodos incluem a formalidade e o nível de estruturação de cada um. O Scrum é o mais formal e tem um conjunto bem definido de regras, papéis e eventos, é ideal para empresas que buscam por um planejamento regrado e um posicionamento mais certeiro da equipe. O GTD é mais pessoal e flexível, permitindo que os indivíduos organizem seu trabalho de acordo com suas próprias preferências e necessidades, é indicado para empresas em que os colaboradores não têm como prioridade seguir uma rotina.

Já o Kanban está em algum lugar entre esses dois extremos, oferecendo uma abordagem estruturada, mas também flexível. Sendo benéfica não apenas às empresas com uma atuação mais centrada em organização e definição de regras, mas também para empresas que trabalham com dinamicidade, criando suas rotinas de acordo com suas demandas e dando mais autonomia aos colaboradores para atuarem com mais flexibilidade.

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